Zakendoen met het NFI
Bij het NFI staat kwaliteit hoog in het vaandel. Dit betekent dat we het inkoopproces efficiënt inrichten om te voldoen aan de verwachtingen van onze klanten en aan de inkoop- en aanbestedingsrichtlijnen. Om dit mogelijk te maken, hebben we een aantal essentiële inkoop- en factuurvereisten op een rij gezet. We verzoeken u deze instructie te volgen voor een snelle en correcte administratieve afwikkeling.
Hoe werkt inkopen door het NFI?
Alle bestelaanvragen vanuit het NFI, worden via Inkoop in de markt gezet, verwerkt en afgehandeld. Er zijn drie manieren waarop het NFI een inkooptraject kan verzorgen.
- Incidentele inkopen verlopen via Leonardo (inkoopsysteem NFI): u ontvangt een inkoopordernummer.
- Uitnutting van een contract dat u met het NFI heeft afgesloten: u ontvangt een inkoopordernummer.
- Verlicht inkoopregime: voor bepaalde kostensoorten is tot een factuurbedrag van
€ 3000,- excl. BTW geen inkooporder vereist. U dient deze factuur te voorzien van kostenplaats en kostensoort, in te dienen via het e-mailadres ssc@dji.minjus.nl. Dit geldt voor o.a. zaken als teamuitjes en relatiegeschenken tot een maximumbedrag van € 3000,- excl. BTW.
Let op:
Uitgangspunt is dat alle verplichtingen met externe partijen vastgelegd worden via een inkooporder, voorzien van een inkoopordernummer. U zult voor elke opdracht die het NFI uitvoert een inkoopreferentienummer ontvangen ter bevestiging. Dit kan een inkoopordernummer of een light referentie zijn (kostenplaats en kostenrekening).
Factuurafhandeling NFI
Alle inkooptrajecten van het NFI worden uitgevoerd door het Inkoop Uitvoeringscentrum (IUC) van het SSC DJI. Het IUC is verantwoordelijk voor de inkoopprocessen van verschillende afdelingen, waaronder het NFI. Facturen voor het NFI worden verwerkt door het Financieel Diensten Centrum (FDC) van het SSC DJI.
E-factureren: De overheid hanteert elektronische facturatie als verplichte aanlevermethode voor uw facturen. Zie voor meer informatie: Digitale overheid en E-factureren bij JenV. Het OIN nummer voor het NFI is: 00000004000000011000.
Leverancier brengt het NFI geen (administratieve) kosten in rekening voor het elektronisch verzenden van een factuur.
- Facturen zonder inkoopordernummer of referentienummer: Indien niet via inkoop wordt ingekocht en de factuur niet aan een inkooporder of aan een referentienummer (inkoop onder het Verlicht Inkoopregime) gekoppeld kan worden, wordt de factuur geretourneerd. U ontvangt hiervan een bericht en wordt verzocht een nieuwe factuur in te dienen onder vermelding van een inkoopordernummer of referentienummer en factuurdatum. Het order- of referentienummer kan worden opgevraagd bij de opdrachtgever van het NFI.
Waar dient u factuur aan te voldoen?
Om het facturatieproces zo optimaal en efficiënt mogelijk laten verlopen, zijn er factuurvereisten opgesteld.
Het FDC werkt met een checklist wettelijke vereisten en FDC-vereisten. De volledige lijst met wettelijke vereisten is te vinden op de website van de Belastingdienst. Onderstaande zaken dienen minimaal op de factuur te staan. Indien uw factuur niet aan deze eisen voldoet, kan het FDC de factuur niet in behandeling nemen en zal deze aan u worden geretourneerd.
- Wettelijke vereisten: Zorg ervoor dat uw factuur de volgende gegevens bevat:
- Uw volledige naam en die van uw afnemer
U vermeldt de juridische naam. De handelsnaam mag ook, als die in combinatie met adres en woonplaats bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd. Bij fiscale eenheden naam van het onderdeel dat de goederen en/of diensten heeft geleverd vermelden op de factuur - Uw volledige adres en dat van uw afnemer
U vermeldt het adres waar de onderneming feitelijk is gevestigd, zoals vermeld in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Vermelding van alleen een postbusnummer is niet voldoende - Uw Btw-nummer
Bij fiscale eenheden is dat het Btw-nummer van het onderdeel dat de goederen en/of diensten heeft geleverd. - Uw KvK-nummer
Het KvK-nummer dat volgens het Handelsregister is gekoppeld aan de juridische naam of handelsnaam die is vermeld op uw factuur. - Factuurdatum
De datum waarop de factuur is verstuurd. - IBAN-nummer
Begunstigde dient overeen te komen met de bij FDC bekende leverancier van goederen en/of diensten. - Factuurnummer
Een uniek volgnummer. - Een omschrijving van de goederen en/of diensten die u hebt geleverd
- Het aantal geleverde goederen en/of diensten
- De datum waarop de goederen en/of diensten zijn geleverd
- Het bedrag dat u in rekening brengt, exclusief BTW
Levert u prestaties met verschillende btw-tarieven, vermeld dan de aparte bedragen. Neem daarnaast de eenheidsprijs op, als dit van toepassing is. - Het btw-tarief dat u in rekening brengt
- Het btw-bedrag
- Uw volledige naam en die van uw afnemer
- FDC-vereisten: Om de factuur snel te verwerken, moeten ook de volgende gegevens aanwezig zijn:
- Factuuradres:
- Nederlands Forensisch Instituut
- T.a.v. FDC DJI NFI 604
Postbus 90832, 2509 LV Den Haag
Uw factuur kan niet in behandeling worden genomen indien het SSC DJI niet weet aan welke dienstverleningsorganisatie de goederen en/of diensten zijn geleverd.
- Inkoopordernummer of light referentienummer
- BIG-nummer (Uw BIG-registratienummer indien uw beroep valt onder de beroepsgroepen van de Wet BIG.)
- Factuuradres:
Let op:
PDF-facturen worden niet in behandeling genomen indien u contractueel gebonden bent aan e-facturatie. Alleen bij uitzondering kunnen PDF-facturen worden aangeleverd via het e-mailadres NFI-facturen@dji.minjus.nl.
Voor een volledig automatische en snelle verwerking in ons financiële systeem is het vereist dat u één PDF-bestand per factuur inclusief bijlagen aanlevert. Vermeld in de onderwerpregel van het e-mailbericht het factuurnummer en/of de naam van uw bedrijf. De doorlooptijd van een PDF-factuur is langer dan bij gebruik van e-facturatie.
Contactgegevens FDC
Voor vragen over facturen, e-facturatie of inkoop kunt u terecht bij het Klanten Contact Center (KCC) van het FDC.
Contactinformatie:
- Telefoon: 088 - 075 43 24
- E-mail: NFI@dji.minjus.nl